Eigenaarschap nemen als niemand je formeel de leiding geeft

Het voortouw nemen zonder dat het je rol is

Veel projecten en dossiers op kantoor zweven ergens in het midden. Er is wel een initiatief gestart of een probleem geconstateerd, maar er is geen projectmanager aangesteld en je leidinggevende heeft geen tijd om er bovenop te zitten.

In die situaties ontstaat snel een patroon waarin iedereen naar elkaar kijkt.

Als ervaren professional zie je vaak als eerste wat er moet gebeuren om de boel vlot te trekken. Tegelijkertijd twijfel je. Je hebt niet de formele functie om collega's aan te sturen en je wilt niet overkomen als iemand die op de stoel van de manager gaat zitten.

Door die twijfel blijven veel professionals afwachten op de achtergrond. Het resultaat is dat het dossier stil blijft liggen, terwijl het wel direct effect heeft op je eigen werk.

Meer context: Eigenaarschap op het werk: wat het is en waarom niemand het je komt geven.

Waarom is formele macht zelden nodig om richting te geven?

Er bestaat een hardnekkige aanname op de werkvloer dat je pas keuzes kunt maken als je de juiste functietitel achter je naam hebt staan.

In de dagelijkse praktijk worden besluiten echter zelden afgedwongen op basis van hierarchie. Een leidinggevende kan formeel een opdracht geven, maar om collega's daadwerkelijk in beweging te krijgen is inhoudelijke duidelijkheid veel bepalender dan een functie op papier.

Mensen volgen zelden de persoon met de hoogste rang. Ze volgen de persoon die het overzicht heeft, de foute aannames aanstipt en een werkbare route neerlegt.

Wanneer jij de kaders helder schetst, een optie voorstelt en de afspraken vastlegt, geef je richting aan het werk. Daar is geen promotie voor nodig.

Hoe trek je een vastgelopen dossier vlot?

In een project waar de leiding ontbreekt, verlopen overleggen vaak rommelig. Er zijn veel meningen, maar niemand maakt de balans op.

Tijdens de bespreking van een afdelingsbrede proceswijziging zie je dat gebeuren wanneer collega's blijven haken in hun eigen belangen. De een maakt zich zorgen over de werkdruk, de ander wil de huidige software behouden en de discussie waaiert alle kanten op.

Op zo'n moment neem je de leiding niet door harder te roepen wat er moet gebeuren, maar door het gesprek te herstructureren.

Je pakt het woord en geeft een korte samenvatting van de stand van zaken: "We merken allemaal dat we vastlopen op de keuze voor de software. Ik stel voor dat we de voor- en nadelen op twee A4'tjes zetten en dat we de leidinggevende donderdag vragen om hier de knoop in door te hakken."

Met die ingreep ga je niet boven de groep staan. Je dwingt geen besluit af dat niet aan jou is, maar je zorgt er wel voor dat het overleg van een vrijblijvende discussie overgaat naar een concrete vervolgstap.

Welke manieren zijn er om de regie te houden?

Om een dossier te sturen zonder dat je de baas bent over je collega's, gebruik je je inhoudelijke vakkennis.

Het begint bij een grondige voorbereiding. Wie de opties vooraf het scherpst formuleert, bepaalt in de praktijk de kaders van de discussie. Kom dus niet alleen met een knelpunt naar een overleg, maar neem een uitgewerkt voorstel mee.

Daarnaast heeft de persoon die de afspraken vastlegt en de actielijst bijhoudt de meeste invloed op de voortgang. Door aan te bieden om de verslaglegging of het voorstel op papier te zetten, houd je de pen vast.

Tot slot bewaak je het tempo. Wacht niet tot de volgende vergadering om te zien of iedereen zijn werk heeft gedaan, maar stuur twee dagen voor een deadline een korte, zakelijke herinnering over de afgesproken oplevering.

Hoe voorkom je weerstand bij collega's?

De grootste angst van professionals die de leiding nemen zonder formele titel, is dat collega's vragen wie jij bent om dit te bepalen.

Die reactie ontstaat alleen als je inhoudelijke duidelijkheid verwisselt met baasje spelen. Zodra je collega's taken gaat toebedelen, cijfers gaat eisen of vanuit een superioriteitspositie praat, roep je weerstand op.

De sleutel is neutraal blijven en het teambelang centraal stellen. Je stuurt niet op de personen, maar op het proces.

Je zegt niet tegen een collega dat die op moet schieten met een tekst, maar je maakt inzichtelijk wat het effect is van het ontbreken van die tekst op de gezamenlijke deadline. Zo blijft het gesprek zakelijk en gericht op het resultaat.

Wat levert initiatief tonen je op?

Het voortouw nemen op een dossier waar niemand de leiding over heeft vraagt dat je uit je comfortzone stapt. Het is makkelijker om te wachten tot een manager de zaken regelt.

Tegelijkertijd is het pakken van dat initiatief de snelste manier om je positie in de organisatie te versterken.

Collega's en leidinggevenden merken snel genoeg wie er in staat is om rust en richting te brengen op het moment dat een project vastloopt. Door inhoudelijk de koers uit te zetten laat je zien dat je een dossier overziet, zonder dat je daar een formele titel voor nodig hebt.

Verder lezen